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近年、様々な目的や理由で「業務効率化」をはじめる企業は増えています。
しかし、同時に「業務効率化」に関するお悩みもでてきていませんか？
業務効率化の悩み▼
- どこから手をつけるべきか分からない
- 効率化するべき項目は分かるが優先順位がつけられない
- はじめてみたけれど、思ったような成果が出なかった
それ実は、効率化する際にある「視点」が足りていないのかもしれません。
そこで！
業務効率化を”効率よく”行うための「公式」を紹介！
- これから業務効率化をはじめる
- 取り組み始めている
- 見直しを図りたい
ぜひ参考にしてみてください！
「業務効率化」の「効率」をあげる公式とは。
その公式とはずばり…
特に回数×人数が鍵となります！
この公式をどのように使うのか具体的に解説していきますね。
突然ですが問題です。
次の業務の、どちらを優先したほうが、より効率的でしょうか？
一見するとAの方が
- 何か無駄なことをしているのでは？
- 業務が重そう
- 大変そうだから効率化した方が良い
そのように考える方も多いのではないでしょうか。
では、ここに「回数」と「人数」の視点を入れて、先程の公式に当てはめて再度考えてみます。
A：1人が、月1回、4時間かかるもの
月換算で4時間。
どんなに効率化しても削減出来るのは1～2時間程度。
B：100人が、月100回、10秒かかるもの
月換算で約28時間 1回5秒にできると約14時間も効率化！
このように、人数と回数の条件が入ると効率化の優先度は大きく変わってきます！
一見重そうな業務、大変そうなことにばかり目が行きがちです。
しかし、業務効率化の優先順位を決める際には、「何人が」「どんな頻度で」行っている業務なのか？
一度整理して、考えてみましょう。
優先して効率化すべき社内業務とは？
「効率化の公式」を念頭において、会社内の業務に当てはめてみましょう。
例えば以下の一般的な業務を「時間」「人数」「回数」の項目ごとにまとめてみると
会社の規模感や内容によって表の数字は変わりますが、「優先すべき業務」が見えてくるのではないでしょうか。
このように、社内の業務をスマートに効率化するためには、「多くの人が」「何回もやる」 つまり「回数×人数」が多いものは優先的に効率化したほうが良いと言えるでしょう。
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